El informe es un tipo de texto que participa tanto de las modalidades expositivas como informativas. Es decir, no solo busca exponer un hecho, situación o evento, sino además compartirle a alguien ausente los pormenores o circunstancias de dicho acontecimiento. El informe, en cuanto documento expositivo, reorganiza con un fin didáctico las diferentes partes de determinado hecho y, por su intención informativa, recupera la memoria de lo ya pasado con la intención de otorgarle un sentido. Puesto en otros términos: el informe nos ayuda a entender, pero también a recordar. Además de los ya clásicos informes de investigación, que recuperan la experiencia de un largo proceso de pesquisa, de acciones, deliberaciones grupales y trabajos de campo, el otro tipo de informes muy demandados hoy, son los llamados informes de gestión. A ellos quisiera referirme en los párrafos que siguen.
Lo más importante de un informe de gestión, y quisiera decirlo por adelantado, es su esencial papel para la toma de decisiones. Además de su función de control administrativo o de requisito para comprobar los resultados de determinada función o los objetivos de un proyecto, fuera de esa utilidad, los informes son la base para orientar las determinaciones de un directivo o los posibles cambios dentro de una organización. Tal valor de referencia convierte a los informes en un medio estratégico para la evaluación de resultados, el seguimiento a metas específicas o el posible impacto de una política, un lineamiento o la puesta en marcha de una propuesta de acción institucional.
Los informes de gestión, como es lo típico en todos los textos de esta modalidad, se organizan a partir de una triple estructura: una introducción, el desarrollo mismo del informe y unas conclusiones. A veces se incluyen, por razones administrativas o dependiendo de ciertas intenciones organizativas, unos antecedentes y unas recomendaciones. En todo caso, el que redacta un informe o aquellas personas que los solicitan deberían tener presente que no se trata de una tarea de acumular información, sino de seleccionar los datos más significativos, señalar aquellos aspectos que demanda mayor atención o poner en alto relieve un logro o resultado poco habitual. Digo esto porque a veces se usa el informe de gestión como una lista de chequeo o un control de actividades, pero dejando de lado lo que resulta más importante: el señalamiento de las dificultades, la atención sobre zonas de oportunidad, el testimonio de la mejor vía para alcanzar una meta, los puntos críticos o de alerta para un área o una institución.
Cabe decir acá que un buen informe empieza con un juicioso registro de lo cotidiano. Tener a la mano datos, hacer registros visuales o escritos, guardar evidencias de lo que se hace cada día, es fundamental al momento de redactar el informe de gestión. Sin evidencias el informe se convierte en un mero comentario o en la opinión gratuita de una persona. Los datos confiables ayudan a darle al informe validez, permiten hacer comparaciones, mostrar la evolución de un evento, sopesar los aciertos o desaciertos. Tal vez porque no se tiene el cuidado de llevar una bitácora del tiempo presente es que la hechura de los informes, siempre realizada en un tiempo lejano o extemporáneo con relación a lo realizado, pone al redactor de informes en unos aprietos que lo llevan a olvidar cosas esenciales de su trabajo, a minusvalorar un logro, a generalizar lo que en verdad mereciera discriminarse o a lanzar juicios críticos sin fundamento. Esto vale la pena tenerlo presente: el primer enemigo de un buen informe de gestión es el descuido en la recolección de los datos y las evidencias del trabajo diario.
Precisamente, cuando se ha hecho esa tarea de registro cotidiano (que pueden ser unas cortas notas, unos datos-clave, un testimonio fundamental) queda más fácil seleccionar o jerarquizar lo que va a consignarse en el informe. Porque al que elabora un informe de gestión se le pide que tenga criterio y juicio para priorizar o valorar lo realizado. Con una mirada de totalidad –ya sea de un mes, un trimestre, un semestre o un año– lo que debe guiar su mirada es un juego de retrospectiva sobre lo hecho, pero sin perder la intención prospectiva. El informe de gestión comprende lo realizado en un tiempo pretérito, aunque su verdadera finalidad sea iluminar las acciones en el porvenir. Por lo mismo, cuando se redacta el informe hay que resaltar, especialmente en la introducción, aquellos puntos o aspectos de mayor urgencia para atender, corregir o mejorar en una organización. Y si no se hace en este lugar, será en las conclusiones del informe en las que el redactor expondrá esas consideraciones. Tal vez por esta razón, algunas entidades distinguen entre las conclusiones y las recomendaciones: las primeras son la síntesis de lo realizado, en tanto las segundas, se desprenden de lo ya hecho. Las recomendaciones son el lugar para lo propositivo, para la innovación, para sugerir un cambio o proponer algo que falta por hacer.
Aquí resulta conveniente agregar otras recomendaciones para quien va a redactar un informe de gestión. Lo primero es la voluntad didáctica para que lo escrito sea entendible y comprensible por un lector que, como se presume, no estuvo presente. Los informes no pueden caer en los sobreentendidos o en esas vaguedades de lo dado por hecho. Siempre hay que usar una exposición ordenada y estructurada, o procurar inscribir lo particular después de haber mostrado la generalidad o el contexto que ayuda entender los detalles. El excesivo recuento de la minucia, sin un marco de referencia, convierten los informes en un listado de actividad o hechos poco significativos. Otro consejo tiene que ver con el uso de resaltados tipográficos (estilo de letra, uso intencionado de mayúsculas o itálicas) o con una jerarquía en los títulos y subtítulos. No todo puede presentarse en un informe como su fuera una mole del mismo valor o sin ninguna distinción para el lector. El informe, en su misma presentación formal, muestra escalas de importancia y hace advertencias usando recuadros o llamados de atención (como si fueran titulares o destacados). Por lo demás, los informes presuponen en quien los escribe un esfuerzo por que la prosa sea clara, concisa, y poco llena de incisos y largas divagaciones. El informe de gestión en eso parece plegarse a los mandatos de la noticia periodística: ¿qué se hizo?, ¿cómo se hizo? y ¿qué se logró?; esto implica el uso de períodos cortos, evitar adjetivar innecesariamente, emplear de manera precisa los sustantivos y, cuando se necesite apoyarse en documentos, echar mano de fotografías, de tablas o estadísticas. La escritura de los informes de gestión es escueta, directa, fundamentada, soportada en evidencias. Ni adornar, ni falsificar; como tampoco omitir asuntos vertebrales queriendo minimizar un error o extenderse en elogios para hacer creer que algo es demasiado grandioso cuando en verdad es un evento común y corriente.
Los informes de gestión, por lo general, se escriben en tercera persona, con la intención de favorecer un tono más objetivo. La tercera persona es una modalidad discursiva que favorece el uso de la descripción, es un modo de observar y dar cuenta de ciertos acontecimientos; el que así redacta es como una cámara que informa lo que ve, escucha o puede evidenciar. Por lo demás, la tercera persona permite usar las voces textuales de personas o actores en determinado evento o situación. Todo ello contribuye a darle validez y consistencia a la información presentada. Vale agregar acá que el uso de los anexos se convierte en un recurso de primera mano para la exposición en tercera persona: con ellos se logra corroborar, ampliar o profundizar en determinadas observaciones señaladas en el cuerpo del informe. Los anexos hacen las veces de testigos a la mirada del redactor del informe; son una especie de certificación desapasionada o parecidos a las pruebas de contundencia real. Como se ve, al elaborar un informe de gestión hay que minimizar en lo posible las intuiciones o imaginaciones, las apreciaciones subjetivas o los sentimientos positivos o negativos que siempre están al acecho. Los buenos informes se destacan, precisamente, porque logran centrarse en describir determinados eventos o hechos, manteniendo a raya las posibles interpretaciones derivadas de los mismos acontecimientos. Las opiniones del redactor del informe, de esta manera, se ven restringidas, a no ser en la parte de las sugerencias o recomendaciones, en las que la primera persona resulta no sólo útil, sino necesaria para hacerse responsable de tales propuestas o iniciativas.
Concluyamos estas ideas sobre el informe de gestión subrayando la dualidad de este tipo de texto: por ser expositivo necesita una ordenada y clara organización de sus partes; por ser informativo, debe elegir cuidadosamente los datos más relevantes. Lo expositivo habla de temas y subtemas; lo informativo resalta la objetividad y el soporte en evidencias. Descripción y análisis le son necesarias; concisión y concreción le son absolutamente indispensables. Sin estas particularidades, los informes de gestión perderían su utilidad mayor: la de ofrecer puntos y razones de juicio para orientar la toma de decisiones en una empresa o una organización.
