¿Cuál es el sentido comunicativo de presentar una ponencia en congresos, foros o eventos similares? Me lo pregunto, porque he notado que muchos ponentes preparan un largo texto escrito, sin pensar en que va a ser leído en voz alta y no cuentan para ello sino con determinados minutos. El resultado es una lectura a toda prisa, sin ninguna conexión real con el auditorio. Se lee de afán, luchando para tratar de meter en tan corto tiempo el contenido de las hojas previamente escritas. Por lo demás, la ponencia está hecha no por ideas-fuerza o usando una cuidadosa selección de los contenidos, sino empleando un  orden discursivo propio de los escritos que el lector tiene a la mano y puede, si lo quisiera, volver atrás, revisar o contextualizar. Olvidan que el texto para una ponencia debe ser modificado, transformado o adaptado a la realidad del auditorio y de las otras variables de la ocasión: tiempo disponible, turno de la exposición, clima, características físicas del lugar, particularidades de los asistentes, estado emocional del público. Desde luego que se puede combinar la lectura con la exposición, aunque eso demanda una experticia y un dominio muy cuidadoso del tiempo.

La otra cosa que noto es la fracturada relación de la exposición con la ayuda de un programa de presentaciones. Las diapositivas estás cargadas de texto o, como sucede en auditorios escolares, el telón es demasiado pequeño y las letras terminan perdiendo su legibilidad. Casi que la proyección en el videobeam se vuelve más un distractor o una convención protocolaria, pero sin ningún efecto comunicativo. Poco o nada se piensa en cómo vincular la oralidad con la imagen, en qué tipo de diseño merece cada diapositiva y cómo dialoga con el texto escrito y la enunciación del expositor. Todas estas cosas comprueban la falta de conciencia escénica de los ponentes. Se asiste a “dar la lección”, a informar, a “echar el cuento”, dejando de lado o pasando inadvertidas las circunstancias de tiempo y lugar que son las clave para generar una comunicación interesante y motivadora.

Al ver estos desaciertos en la comunicación, me reafirmo en la idea de preparar las ponencias en clave de guion: es decir, escribir un texto corto, bien claro, sin extensas o largas argumentaciones, sin infinitas explicaciones, dejando de lado innumerables justificaciones, para concentrarse en contados tópicos y darles relevancia en la exposición oral. Sobre esos tópicos o ideas-fuerza es que se preparan luego las diapositivas,  y se seleccionan las imágenes y el tipo de letra. A veces de todo el texto de la ponencia se muestra en la imagen un apartado con el fin de provocar un foco de interés o una recordación en el auditorio. La imagen debe ser llamativa, provocadora, llena de asociaciones y que provoque en el espectador un refuerzo, amplificación o subrayado a la idea fuerza estipulada. En el texto de la ponencia-guion se puede indicar con tintas o marcas de color diferente, qué debe aparecer en la pantalla y qué ejemplos o cosas son las que van a servir de motivo para la exposición oral. Para decirlo desde otro lugar más artístico: presentar una ponencia es como diseñar una puesta en escena, una pequeña obra teatral en la que juegan de manera armónica y diferenciada: el cuerpo, la voz, la imagen, el decorado, el tipo de público.

Me convenzo también de lo importante que es para un conferencista o ponente tener voluntad de contención en su discurso. Me refiero a saber sopesar, o escoger muy bien la cantidad de información que va a compartir con su audiencia. Muchas veces, por querer parecer altamente ilustrado o gran conocedor de algo, el ponente se alarga en nombres de autores y obras, en largas disquisiciones que rápidamente producen un ruido en la escucha del público. Los oyentes no pueden seguirlo porque no tienen un texto escrito a la mano en el que logren descifrar esos múltiples mensajes. Por eso, más que sumar y sumar datos y fuentes, los ponentes de calidad, seleccionan y sopesan la información más relevante, la que en verdad puede ser útil o interesante para sus escuchas. Más que mostrar su erudición, el buen ponente se pone en el lugar del receptor para detectar cuál es su interés o motivación, cuál la columna vertebral de su expectativa. Por tal motivo, condensa información, destila temas, pasa por el filtro lo que es anecdótico o circunstancial. Este aspecto de la voluntad de contención requiere no sólo madurez intelectual, cierta sabiduría, sino una buena dosis de vacuna personal para la egolatría o la vanagloria. Porque en el fondo, si lo que uno quiere en una ponencia es compartir un hallazgo, una idea novedosa, una experiencia significativa, lo vital es que nuestros receptores la capten, la aprendan o puedan replicarla más adelante. Son ellos lo que en verdad importan, y no tanto el afán por exhibir una erudición insuflada de pretensiones académicas arrogantes.

Hay otro asunto que vale señalar: el maestro de ceremonias contribuye positiva o negativamente para el logro comunicativo de una ponencia. Si es hábil y tiene experticia sabrá cómo ir regulando el tiempo del expositor, insistirá en las reglas de juego del evento y, según se cumpla o no el cronograma, sabrá si es conveniente dar unos minutos para hacer preguntas por parte de los asistentes, o si es más conveniente escuchar dos ponencia y después abrir unos minutos para el foro, o si nota demasiado cansado el auditorio, invitar a tomar unos pocos minutos de descanso. El maestro de ceremonias es el termómetro del evento, el que ayuda a dar un poco de calor emotivo cuando el público parece demasiado frío o el que regula lo que parece caótico o desordenado. No siempre todo lo que se tiene planeado corresponde a las circunstancias como transcurre un evento: son muchas las veces en las que el maestro de ceremonias debe intervenir para acortar o dosificar lo que, si no se corrige a tiempo, termina por desbordar la programación. Y lo más importante: el maestro de ceremonias es el gran auditor del clima del público, el que detecta cuándo es oportuno hacer pequeños ajustes en una agenda de trabajo o cuándo el aburrimiento de un expositor debe compensarse con unas preguntas más vitales o enfocadas a las necesidades del evento. A veces al maestro de ceremonias le corresponde tomar decisiones drásticas, en especial cuando hay ponentes que ignoran o se olvidan de los acuerdos comunicativos estipulados para su presentación. Sin ser grosero o descortés, un buen presentador necesita mostrarse severo o firme en sus decisiones. De alguna manera, él es un árbitro del juego intelectual presentado en un teatro frente a los ojos y la escucha de un público.

Si la efectividad, como se afirma, es la suma de la eficacia y la eficiencia; si es la conjugación de lo que queremos alcanzar con los recursos indicados, entonces, los buenos ponentes, para lograr ser efectivos en su propósito deben no solo planear y elegir muy bien el contenido de lo que van a decir, sino que, además, necesitan adecuar perfectamente los medios, el tiempo, y la conciencia del auditorio al que van a dirigirse. De esta manera, impactarán más hondamente con su discurso, crearán un ambiente comunicativo cálido y cercano, y harán que su comunicación multimodal toque la mente y los corazones de quienes los escuchan.