El informe es un tipo de texto que participa tanto de las modalidades expositivas como informativas. Es decir, no solo busca exponer un hecho, situación o evento, sino además compartirle a alguien ausente los pormenores o circunstancias de dicho acontecimiento. El informe, en cuanto documento expositivo, reorganiza con un fin didáctico las diferentes partes de determinado hecho y, por su intención informativa,  recupera la memoria de lo ya pasado con la intención de otorgarle un sentido. Puesto en otros términos: el informe nos ayuda a entender, pero también a recordar. Además de los ya clásicos informes de investigación, que recuperan la experiencia de un largo proceso de pesquisa, de acciones, deliberaciones grupales y trabajos de campo, el otro tipo de informes muy demandados hoy, son los llamados informes de gestión. A ellos quisiera referirme en los párrafos que siguen.

Lo más importante de un informe de gestión, y quisiera decirlo por adelantado, es su esencial papel para la toma de decisiones. Además de su finalidad de control administrativo o de requisito para comprobar los resultados de determinada función o los objetivos de un proyecto, fuera de esa utilidad, los informes son la base para orientar las determinaciones de un directivo o los posibles cambios dentro de una organización. Tal valor de referencia convierte a los informes en un medio estratégico para la evaluación de resultados, el seguimiento a metas específicas o el posible impacto de una política, un lineamiento o la puesta en marcha de una propuesta de acción institucional.

Los informes de gestión, como es lo típico en todos los textos de esta modalidad, se organizan a partir de una triple estructura: una introducción, el  desarrollo mismo del informe y unas conclusiones. A veces se incluyen, por razones administrativas o dependiendo de ciertas intenciones organizativas, unos antecedentes y unas recomendaciones. En todo caso, el que redacta un informe o aquellas personas que los solicitan deberían tener presente que no se trata de una tarea de acumular información, sino de seleccionar los datos más significativos, señalar aquellos aspectos que demandan mayor atención o poner en alto relieve un logro o resultado poco habitual. Digo esto porque a veces se usa el informe de gestión como una lista de chequeo o un control de actividades, pero dejando de lado lo que resulta más importante: el señalamiento de las dificultades, la atención sobre zonas de oportunidad, el testimonio de la mejor vía para alcanzar una meta, los puntos críticos o de alerta para un área o una institución.

Cabe decir acá que un buen informe empieza con un juicioso registro de lo cotidiano. Tener a la mano datos, hacer registros visuales o escritos, guardar evidencias de lo que se hace cada día, es fundamental al momento de redactar el informe de gestión. Sin evidencias el informe se convierte en un mero comentario o en la opinión gratuita de una persona. Los datos confiables ayudan a darle al informe validez, permiten hacer comparaciones, mostrar la evolución de un evento, sopesar los aciertos o desaciertos. Tal vez porque no se tiene el cuidado de llevar una bitácora del tiempo presente es que la hechura de los informes, siempre realizada en un tiempo lejano o extemporáneo con relación a lo realizado, pone al redactor de informes en unos aprietos que lo llevan a olvidar cosas esenciales de su trabajo, a minusvalorar un logro, a generalizar lo que en verdad mereciera discriminarse o a lanzar juicios críticos sin fundamento. Esto vale la pena tenerlo presente: el primer enemigo de un buen informe de gestión es el descuido en la recolección de los datos y las evidencias del trabajo diario.

Precisamente, cuando se ha hecho esa tarea de registro cotidiano (que pueden ser unas cortas notas, unos datos-clave, un testimonio fundamental) queda más fácil seleccionar o jerarquizar lo que va a consignarse en el informe. Porque al que elabora un informe de gestión se le pide que tenga criterio y juicio para priorizar o valorar lo realizado. Con una mirada de totalidad –ya sea de un mes, un trimestre, un semestre o un año– lo que debe guiar su mirada es un juego de retrospectiva sobre lo hecho, pero sin perder la intención prospectiva. El informe de gestión comprende lo realizado en un tiempo pretérito, aunque su verdadera finalidad sea iluminar las acciones en el porvenir. Por lo mismo, cuando se redacta el informe hay que resaltar, especialmente en la introducción, aquellos puntos o aspectos de mayor urgencia para atender, corregir o mejorar en una organización. Y si no se hace en este lugar, será en las conclusiones del informe en las que el redactor expondrá esas consideraciones. Tal vez por esta razón, algunas entidades distinguen entre las conclusiones y las recomendaciones: las primeras son la síntesis de lo realizado, en tanto las segundas, se desprenden de lo ya hecho. Las recomendaciones son el lugar para lo propositivo, para la innovación, para sugerir un cambio o proponer algo que falta por hacer.

Aquí resulta conveniente agregar otras recomendaciones para quien va a redactar un informe de gestión. Lo primero es la voluntad didáctica para que lo escrito sea entendible y comprensible por un lector que, como se presume, no estuvo presente. Los informes no pueden caer en los sobreentendidos o en esas vaguedades de lo dado por hecho. Siempre hay que usar una exposición ordenada y estructurada, o procurar inscribir lo particular después de haber mostrado la generalidad o el contexto que ayuda a entender los detalles. El excesivo recuento de la minucia, sin un marco de referencia, convierten los informes en un listado de actividades o hechos poco significativos. Otro consejo tiene que ver con el uso de resaltados tipográficos (estilo de letra, uso intencionado de mayúsculas o itálicas) o con una jerarquía en los títulos y subtítulos. No todo puede presentarse en un informe como si fuera una mole del mismo valor o sin ninguna distinción para el lector. El informe, en su misma presentación formal, muestra escalas de importancia y hace advertencias usando recuadros o llamados de atención (como si fueran titulares o destacados). Por lo demás, los informes presuponen en quien los escribe un esfuerzo para que la prosa sea clara, concisa, y poco llena de incisos y largas divagaciones. El informe de gestión en eso parece plegarse a los mandatos de la noticia periodística: ¿qué se hizo?, ¿cómo se hizo? y ¿qué se logró?; esto implica el uso de períodos cortos, evitar adjetivar innecesariamente, emplear de manera precisa los sustantivos y, cuando se necesite apoyarse en documentos, echar mano de fotografías, de tablas o estadísticas. La escritura de los informes de gestión es escueta, directa, fundamentada, soportada en evidencias. Ni adornar, ni falsificar; como tampoco omitir asuntos vertebrales queriendo minimizar un error o extenderse en elogios para hacer creer que algo es demasiado grandioso cuando en verdad es un evento común y corriente.

Los informes de gestión, por lo general, se escriben en tercera persona, con la intención de favorecer un tono más objetivo. La tercera persona es una modalidad discursiva que favorece el uso de la descripción, es un modo de observar y dar cuenta de ciertos acontecimientos; el que así redacta es como una cámara que informa lo que ve, escucha o puede evidenciar. Por lo demás, la tercera persona permite usar las voces textuales de individuos o actores en determinado evento o situación. Todo ello contribuye a darle validez y consistencia a la información presentada. Vale agregar acá que el uso de los anexos se convierte en un recurso de primera mano para la exposición en tercera persona: con ellos se logra corroborar, ampliar o profundizar en determinadas observaciones señaladas en el cuerpo del informe. Los anexos hacen las veces de testigos a la mirada del redactor del informe; son una especie de certificación desapasionada o parecidos a las pruebas de contundencia real. Como se ve, al elaborar un informe de gestión hay que minimizar en lo posible las intuiciones o imaginaciones, las apreciaciones subjetivas o los sentimientos positivos o negativos que siempre están al acecho. Los buenos informes se destacan, precisamente, porque logran centrarse en describir determinados eventos o hechos, manteniendo a raya las posibles interpretaciones derivadas de los mismos acontecimientos. Las opiniones del redactor del informe, de esta manera, se ven restringidas, a no ser en la parte de las sugerencias o recomendaciones, en las que la primera persona resulta no sólo útil, sino necesaria para hacerse responsable de tales propuestas o iniciativas. 

Concluyamos estas ideas sobre el informe de gestión subrayando la dualidad de este tipo de texto: por ser expositivo necesita una ordenada y clara organización de sus partes; por ser informativo, debe elegir cuidadosamente los datos más relevantes. Lo expositivo habla de temas y subtemas; lo informativo resalta la objetividad y el soporte en evidencias. Descripción y análisis le son necesarias; concisión y concreción le son absolutamente indispensables. Sin estas particularidades, los informes de gestión perderían su utilidad mayor: la de ofrecer puntos y razones de juicio para orientar la toma de decisiones en una empresa o una organización.

Jean Miélot trabajando en su scriptorium, Bélgica, 1456.

Es frecuente que mis amigos y alumnos me pregunten sobre cómo hago para publicar un libro cada año o para mantener una producción intelectual permanente. La respuesta inmediata, o la que tengo más a la mano, es la disciplina o la de trabajar, con dedicación y constancia, en determinado proyecto. Pero creo que vale la pena desmenuzar un poco más mi modo de producción escrita con el fin de que pueda servirle a colegas o discípulos.

Cuando hablo de tiempo y dedicación lo digo en el sentido de reservar en mi agenda unas horas o unos días específicos para tal fin. Por decirlo de otra forma: si no se aparta en el horario del día o de la semana un tiempo para el proyecto que tengamos en mente, seguramente lo que empezó con ánimo y amplias expectativas terminará sepultado entre las cosas urgentes y los agites de la vida cotidiana. Cuando era estudiante y trabajaba por las mañanas, siempre dedicaba las horas de la noche; ahora, saco sagradamente dos o tres horas al comienzo del día. Esa reserva de tiempo la vivo como si fuera una “obligación laboral”, y la defiendo a capa y espada contra las otras eventualidades que proliferan como maleza en tierra abandonada.

Sobra decir que este tiempo destinado para escribir, para leer y escribir, no es un invento personal. La mayoría de escritores expertos hacen lo mismo; unos más disciplinados que otros. Pero en todo caso, la mayoría dedica unas horas a cultivar su parcela; a que no pase, como quería Plinio el Viejo, refiriéndose al pintor Apeles, Nulla dies sine linea: ningún día sin una línea. Aquí es donde la voluntad convertida en tenacidad es imprescindible, porque no todos los días tenemos el mismo ánimo, ni siempre estamos tan volcados a la creación. Pero he ido aprendiendo, y esto hace parte de los saberes de los escribas devotos, que lo importante es sentarse durante ese tiempo frente a la hoja en blanco o al computador. Sentarse como niño que va a la escuela, como artesano en su mesa de trabajo. Ahí, ya acomodado en ese espacio, empiezan a aparecer ideas, motivos, temas de escritura que sin esa convocatoria de la hora fijada seguirían deambulando en lo innominado o etéreo. 

Lo otro que he hago, y a lo que me he referido en otras entradas de esta bitácora virtual, es ir poco a poco, avanzando a pedazos, sin querer de una vez terminar el gran proyecto. A veces lo vivo como un reto: escribir un corto ensayo todos los días; subir al blog una entrada todas las semanas; redactar las consideraciones para un novenario; escribir por lo menos tres aforismos diarios, durante un mes, sobre un tema específico… Esos retos los vivo de manera lúdica y son un estímulo mental y una compañía cuando voy por la calle o cuando soporto las reuniones interminables del mundo académico. En todo caso, así sea mínima la producción, lo que me interesa es ir minando, como la ola al acantilado, la mayúscula tarea que me he propuesto. Este estilo de escribir, como la tortuga, es el que ha hecho que termine ganándole a la liebre del “contar con todo el tiempo del mundo” o de “no estar ocupado en otra cosa”.

Paralelo a lo anterior o como consecuencia de andar lento pero sin dejar de caminar, me mantengo siempre conectado con un proyecto, con algo que agite mi mente y avive mi entusiasmo. La lectura es vital en esta red de confluencias y resonancias. Busco, investigo, tomo referencias, lleno mi libreta de apuntes, dejo registro en el diario o en “despertario”, hablo y converso sobre lo que voy encontrando, le sigo la pista a una intuición o un descubrimiento… Este es un modo de proceder que ya constituye un hábito: al dejarme poseer por lo que me interesa o me inquieta, he descubierto que le facilito a la ley de las correspondencias operar sus fuerzas insospechadas. Es cierto: si uno anda conectado con un asunto todo parece converger hacia ese punto. Es oportuno recordar que buena parte de las estrategias creativas provienen de esa inmersión o incubación en cierto campo de interés. Así que lo mejor es no desconectarse o abandonar lo que tenemos como meta. Bien sea como lectura, meditación o diálogo, lo fundamental es no dejar apagar el fuego de lo que empezó como una iniciativa estimulante.

Hay otra cosa que me gusta hacer y contribuye en cantidades a que la escritura fluya incesante: caminar. “El tacto de la ciudad se percibe por los pies”, decía Ezequiel Martínez Estrada; en consecuencia, podemos usar los pies para desentumecer las manos y avivar la imaginación. Este ejercicio ayuda a que circule la sangre, se despeje el pensamiento y cambie la perspectiva de nuestra mirada. Hay páginas caminadas durante muchísimos minutos y libros que han demandado recorridos interminables por calles y avenidas, por parques y caminos rurales. Y mientras deambulo, las ideas saltan a la vera del camino, se van acomodando mejor en un párrafo o relampaguean al fondo de mi cerebro, cual rayos fugaces. A veces pienso que al caminar, la soledad propia de la escritura halla una compañía en la que la meditación se acompasa con el ritmo de cada paso y logra así convertirse en otra forma de viajar. 

También utilizo la diagramación de lo que voy escribiendo como estímulo para avanzar en el proyecto en curso.  Darle forma de futuro libro a lo que produzco fragmentariamente, meterlo en una caja tipográfica e ir adaptándolo a un formato específico se convierte en una certeza de que la obra en proceso tiene prefigurado un rostro, una evidencia de realidad. A veces esas “ediciones caseras” empiezan por el anillado o por una compilación con un índice preliminar. Puede suceder que la “obra embrionaria” anide en una carpeta del escritorio de mi computador o haga parte de un nuevo fólder en el cajón de mi escritorio. Lo cierto es que al dotarlas de esa factura, el mismo documento diseñado se vuelve acicate, campana de alerta, aviso de lo que está pendiente o no debo dejar de visitar. Tal vez este recurso provenga de mi gusto por el diseño gráfico y del convencimiento de que la forma y el contenido se retroalimentan en una fructífera simbiosis.

El último aspecto, por no decir recurso o táctica de escritor, es tener a la mano una buena batería de diccionarios. Al lado de mi escritorio están, por ejemplo, el Diccionario de uso del español de María Moliner, el Diccionario de lengua española VOX, el Diccionario combinatorio del español contemporáneo dirigido por Ignacio Bosque, el Diccionario de ideas afines de Fernando Corripio y el Mega thesaurus de sinónimos y antónimos de Editorial Sopena. Me gusta frecuentarlos, manipularlos, ir de página en página por sus variadas acepciones, como si fuera un buscador de pepitas de oro o un biólogo que anhela hallar un espécimen desconocido. Mis diccionarios hacen las veces de colegas de taller o se asemejan a miembros de una hermandad que confían sus secretos únicamente a los más entregados al oficio. Al estar al lado mío, firmes y atentos, me dan confianza, me invitan a no levantarme de mi scriptorium y a redescubrir en cada página que redacto las delicias de una pasión vuelta destino.

Ilustración de Aristídes Hernández («Ares»).

Argumentar mediante analogías es un recurso inagotable de los buenos ensayistas. Piénsese no más, para mencionar solo dos ejemplos señeros, en varios de los escritos de Alfonso Reyes o en aquellos otros de José Ortega y Gasset. Al lado de los razonamientos lógicos estos ensayistas echan mano del pensamiento relacional, con el fin de avalar su tesis usando analogías imaginativas y sugerentes para el lector.

Por supuesto, la mera enunciación de una relación no constituye en sí misma un argumento con analogía. Para que el recurso logre ser efectivo el escritor debe tejer los diferentes aspectos de las entidades relacionadas, de tal forma que al irlos comparando logre persuadir al lector de la tesis propuesta. Y entre más sean los rasgos analogados, mayor será la fuerza de la argumentación. Como puede adivinarse, la validez de este tipo de argumentación reside en el número de características empleadas y en la imbricación de las mismas.

Salta a la vista que si no se conoce o no se tiene la suficiente información sobre esa segunda realidad que va a servir de referente para la analogía, este recurso argumentativo quedará flojo o sin contundencia. Buena parte del éxito del ensayista al echar mano de analogías consiste en “apropiarse” de los conceptos o términos de la realidad “semejante” para que, desde esa transferencia, sea más evidente la tesis esgrimida. Si se me presta la expresión, el que elabora una analogía debe moverse en dos mundos, convirtiéndose en un traductor de sus lenguajes, de los campos semánticos que les son propios.

No sobra advertir que el uso argumentativo de la analogía presupone la pertinencia o relevancia de la misma en la defensa de una tesis. La inclusión de una semejanza –aunque se hayan tejido varias de sus peculiaridades– si no está alineada con la apuesta vertebral del ensayista quedará como un adorno literario o parecerá una digresión fuera de tono. La analogía no es “decoración”, sino el empleo de una “semejanza” o un conjunto de símiles para hacer más entendible, más interpelativa la tesis de un ensayo. 

Por lo demás, al usar analogías lo que buscamos es darle mayor plasticidad a nuestra manera de argumentar. El uso de imágenes otorga a los escritos una “maleabilidad comunicativa” que aquilata la densidad de la prosa abstrusa y sin puentes con el lector. Hasta podemos decir que las analogías, por tener un origen en lo imaginario, interpelan la parte sensible de nuestra condición, movilizan afectos, vinculan dimensiones simbólicas o claramente tachonadas de alegoría. Por eso, cuando el lector lee las analogías le parecen cercanas o familiares y, por eso también, le resulta fácil compartir o aceptar la tesis defendida por el ensayista. A la par que se alcanza una mayor receptividad en el mensaje, el empleo de analogías apunta a conmovernos o movilizar nuestras emociones.

Agreguemos que la analogía al poner en correspondencia dos entidades posibilita que una de ellas (la más extraña o novedosa) pueda ser entendida desde otra que es más conocida. Así pues, cuando el ensayista lanza una tesis bastante sorprendente o sorpresiva se vale de la analogía para hacerla más familiar a los ojos del lector. Mejor aún: es ese argumento analógico el que permite comprender una tesis que en una primera lectura parecería descabellada o falta de sentido. No solo se gana en aducir motivos para sumar al convencimiento, sino que la misma analogía ofrece una mayor inteligibilidad de la tesis presentada.

Concluyamos recordando que el acierto o desacierto en la elaboración de una analogía depende de qué tanto el ensayista analiza el parecido entre las dos realidades puestas en equivalencia. A veces lo que parece un rasgo obvio y afín termina siendo una contradicción, y lo que no parecía tener una conformidad común se convierte en la mejor probabilidad argumentativa. Pescar las semejanzas posibles, reunir esos aspectos parecidos, recopilar similitudes, es hacerle justicia a la etimología de la palabra; porque la raíz de analogía proviene del indoeuropeo “leg” que significa, precisamente, “recoger”, “recolectar”. El ejercicio de reunir y entretejer esas comparaciones es lo que convierte a la analogía en un modo de argumentar original y sugestivo, pero, al mismo tiempo, retador para el ingenio del escritor de ensayos.